Existe un número creciente de soluciones LIMS disponibles para los laboratorios. Seleccionar la mejor opción para un laboratorio requiere una evaluación cuidadosa de las posibles soluciones. La variable más importante en este proceso implica asegurar que satisfaga las necesidades críticas del laboratorio, lo que a su vez requiere una medida de conciencia por parte de la gerencia del laboratorio. Una auditoría integral de las necesidades del laboratorio y la priorización de esos hallazgos es un primer paso fundamental antes de seleccionar un LIMS.
Esta auditoría debe incluir información de todo el personal del laboratorio, no sólo del gerente, con el fin de pintar la imagen más completa y objetiva de las operaciones de su laboratorio, así como identificar los puntos débiles. A partir de ahí, la evaluación de su solución LIMS se basa en comparar las diferentes características disponibles en términos de presupuesto y necesidades de laboratorio.
La comparación de soluciones LIMS requiere no sólo un escrutinio de los diferentes sistemas, sino también de los diferentes proveedores de software detrás de ellos. Comprender el nivel de validación, seguridad, confiabilidad y otras características similares que tiene cada proveedor ayudará a proporcionar la implementación más fluida posible. Ningún laboratorio quiere pasar por múltiples soluciones LIMS; la ruta preferida es seleccionar cuidadosamente la opción más adecuada y luego utilizarla a largo plazo.
Navegando por la priorización de necesidades desde una solución LIMS así como su proveedor de software pueden ser complicados. Comprender los tipos de necesidades que se deben considerar prioritarios resulta útil.
Características y Funcionalidad
¿Qué características específicas debe buscar en su solución LIMS? Este aspecto de la revisión probablemente será el foco principal de su comparación de software LIMS.
Estas características y funcionalidades para revisar deben incluir:
- Parámetros de datos que se recopilarán y almacenarán con cada muestra.
- Monitoreo ambiental
- Programación de tareas
- Documentación de las pruebas de control de calidad.
- Seguimiento y programación del almacenamiento y uso de muestras individuales
- Documentación de protocolos de procesamiento de muestras.
- Campos configurables
- Gestión de flujo de trabajo
Una forma en que los gerentes de laboratorio pueden evaluar y comparar objetivamente varias soluciones de LIMS es crear una rúbrica de calificación con cada proveedor de LIMS en cada columna y las características y funcionalidades deseadas en cada fila. Luego, puede visualizar fácilmente qué solución ofrece (o no ofrece) las funciones que está buscando. Las rúbricas de comparación más avanzadas pueden calificar cada funcionalidad en un LIMS específico con un valor de 1 a 5.
Para que este esquema de calificación funcione, cada funcionalidad debe evaluarse en función de si la solución LIMS bajo revisión satisface la necesidad y en qué medida, en lugar de si ejecuta cada funcionalidad de acuerdo con el diseño específico deseado. Todo usuario debe esperar adaptarse de alguna manera a los flujos de trabajo impartidos por un LIMS; lo más importante es si tiene una interfaz utilizable que permita un fácil registro y documentación.
También es importante evitar pedir a los proveedores que adapten sus productos al diseño deseado. Los diseños de los proveedores existentes han sido probados y validados, por lo que todas las preguntas deben ser sobre si el producto satisface las necesidades centrales del laboratorio de inmediato, no sobre cómo se ve la interfaz del software. Los laboratorios que implementan soluciones LIMS muy cerca de la solución lista para usar evitan costos de personalización innecesarios. Aún más importante, las soluciones LIMS implementadas con una personalización mínima son validadas por el proveedor, requieren una validación menos detallada cuando se implementan y son más fáciles de defender en caso de una auditoría.
Arquitectura
Revise cómo está estructurada y almacenada la solución LIMS ¿es local o está almacenada en la nube ¿Ya sea como una solución PaaS (Plataforma como Servicio) o SaaS (Software como Servicio)?
Un laboratorio se beneficia más al identificar un proveedor que ofrezca su LIMS como estas tres soluciones. Esto permite que el laboratorio tenga la máxima flexibilidad a lo largo del tiempo a medida que evolucionan su estructura informática y sus necesidades.
Seguridad
Es fundamental evaluar las características de seguridad de cada solución LIMS. Las diferentes industrias tienen pautas de seguridad particulares que deben cumplirse, y su solución LIMS no es una excepción. Los mejores proveedores también podrán proporcionar documentación que refleje los resultados de las pruebas de validación para corroborar las características de seguridad integradas de sus soluciones.
Diferentes industrias requieren diferentes niveles de seguridad y protección de datos. El estándar en todas las industrias será un requisito para el almacenamiento seguro de datos dondequiera que se aloje la plataforma, ya sea en las instalaciones o en la nube. El acceso a los datos también debe controlarse, generalmente mediante el uso de identificaciones de usuario y contraseñas únicas. Es probable que también se requiera el cumplimiento de HIPAA en seguridad de datos y cifrado SSL en muchas, si no en todas las industrias de laboratorio.
Integraciones
Dependiendo de otras plataformas de software que se utilicen en el laboratorio, así como de los equipos individuales que gestionan muestras dentro del laboratorio, cabe destacar la capacidad de integrar los procesos LIMS con otro software y hardware. La integración directa aumenta las oportunidades de transferencia directa de datos, lo que a su vez preserva la integridad de los datos, maximiza las oportunidades de automatización y reduce el error humano. También ayuda a mantener los datos accesibles para todos los miembros del laboratorio, ubicados exactamente donde se necesitan.
Si la integración directa de API no es posible, entonces la siguiente mejor opción para evaluar es la facilidad de exportar datos a formatos que se pueden cargar fácilmente en otras plataformas que ya están en uso en el laboratorio.
Incorporación, Mantenimiento y Soporte
Los principales proveedores de software ofrecen sólidas plataformas de incorporación, garantías, programas de mantenimiento integrados y soporte continuo. Ya sea que el software experimente algún tipo de falla o un miembro del laboratorio necesite alguna aclaración sobre las mejores prácticas en el uso de la solución LIMS es importante saber que habrá soporte disponible para responder a sus preguntas. También es importante asegurarse de que la solución LIMS se mantenga de forma proactiva, para que pueda servir al laboratorio de forma constante.
Incluso una breve interrupción o mal funcionamiento podría dejar un vacío importante en sus registros, comprometiendo la implementación hasta cierto punto. Preguntar directamente al proveedor de software sobre las interrupciones, el tiempo de respuesta y los planes de acción para adelantarse a cualquier problema técnico es una forma de evaluar el nivel de soporte que se puede esperar con ese LIMS en particular. Otra pregunta que debe hacerse para gestionar las expectativas entorno a LIMS es sobre la frecuencia de las actualizaciones de LIMS; a continuación, se puede seguir con preguntas que incluyan cuál es la frecuencia general con la que se actualiza la plataforma, cómo se anuncian e implementan estas actualizaciones, cuánto duran las interrupciones asociadas a las actualizaciones, etc.
Estructura de Costos y Pagos
La discusión de costos comenzará con un menú de opciones o niveles de precios que el proveedor de software puede proporcionar. Siempre vale la pena negociar los costos, particularmente cuando se buscan múltiples proveedores con diferentes puntos de precio y características. A fin de cuentas, ¿cuál es el costo total de propiedad? Esta cifra debe incluir cualquier tarifa continua o anual, costos de mantenimiento, etc.
El otro lado de esta cuestión de costos tiene que ver con la estructura de pago. Con los modelos PaaS y SaaS, muchos proveedores de software se han alejado de un cargo por adelantado y ofrecen suscripciones que se renuevan durante períodos de tiempo particulares, incluso mensual o anualmente. Generalmente, cuanto más largo sea el período de compromiso, mayor será el descuento que ofrecerá el proveedor. ¿Qué formas de pago se aceptan? ¿Está disponible el pago por adelantado? ¿Cuánta flexibilidad ofrece el proveedor?
La estructura de este pago determinará si la solución LIMS contará como un gasto de capital o como un gasto operativo continuo, con la posibilidad de que abarque ambas clases de cargos. Si un proveedor no ofrece de inmediato una estructura de pago que se adapte, vale la pena sugerir una alternativa que se adapte mejor al laboratorio; el proveedor podría adaptarse a esto después de todo.
Plan de Implementación
La mayoría de los laboratorios tienen una fecha de puesta en marcha prevista para su solución LIMS, particularmente en los casos en que el LIMS se está implementando en respuesta a, o en previsión de una auditoría. Cada proveedor de software debe proporcionar un cronograma de implementación e implementación, que luego se puede comparar con los objetivos del laboratorio a medida que se evalúa la plataforma.
Reputación del Proveedor
Un poco de investigación ayudará mucho a aclarar la reputación de un proveedor. Si bien las reseñas siempre deben leerse con un grano de sal, a veces las tendencias en las reseñas positivas o negativas pueden ser reveladoras. El comentario y cualquier revisión publicada por la industria puede ser muy reveladora sobre la capacidad de los proveedores para continuar desarrollando sus productos para satisfacer las necesidades continuas y cambiantes de una industria en particular. Algunas investigaciones también pueden hablar de la longevidad y la estabilidad financiera del proveedor, que a su vez se relaciona con el tiempo que un laboratorio puede esperar que un LIMS particular reciba soporte técnico.
Además de investigar de forma independiente la marca, vale la pena solicitar reseñas y testimonios de los clientes. A menudo, las revisiones dirán mucho sobre la confiabilidad, el soporte y el cumplimiento de los compromisos de un proveedor en particular.
Base de Clientes Actual
Vale la pena comprender la experiencia de un proveedor dentro de una industria en particular, ya que los proveedores más experimentados tendrán una mejor comprensión de los requisitos de la industria, así como de los puntos débiles, y pueden construir y validar su producto en consecuencia. Cada cliente potencial debe pedirle a su proveedor referencias de clientes de personas en su campo o cerca de él. Esto permite una conversación privada y sincera sobre las experiencias del cliente con el producto, así como sus posibles limitaciones. Si bien no es probable que ningún LIMS sea absolutamente idéntico a lo que sueña un gerente para su laboratorio, vale la pena asegurarse de que cualquier problema posible se encuentre dentro del rango de lo que es aceptable para el laboratorio.
Una investigación cuidadosa permitirá una comparación exitosa de las soluciones LIMS, para identificar la mejor opción para la implementación de un laboratorio. Esta herramienta permitirá la automatización desde la recepción y el procesamiento de las muestras hasta las pruebas de almacenamiento y la eliminación. Al automatizar los procesos, los lotes grandes se pueden acomodar más fácilmente y los efectos del error humano pueden convertirse en un problema; después de todo, es la solución LIMS la que administra la documentación.
