Hacer frente a una pandemia mundial como lo es ahora el COVID-19 ha obligado a los laboratorios a evaluar cómo realizar negocios de forma segura y eficiente. Ya sea que el laboratorio se enfrente a un evento global, alguna emergencia, etc., que obligue al cierre de la ubicación física o simplemente la modernización, remodelación de la empresa, ¡implementar un plan de trabajo remoto es imprescindible para su laboratorio!
Cuando el personal aprovecha las capacidades remotas, el laboratorio mantiene el nivel de rendimiento y eficiencia en las circunstancias más desafiantes y/o adversas. Evidentemente la preparación y análisis de muestras requiere equipo de laboratorio, instrumentación, reactivos, etc., sin embargo, los procesos de revisión de Aseguramiento de Calidad / Control de Calidad pueden ser completados por el personal desde una ubicación fuera del laboratorio, lo que le permite mantener al personal en casa seguros y protegidos sin parar operaciones dentro de la empresa.
Beneficios del trabajo remoto en laboratorios
Un sistema LIMS basado en la nube o cliente servidor aloja muestras e informes de resultados, con el cual los laboratorios reducen el riesgo, crean oportunidades para el negocio y ofrecen flexibilidad a los empleados. La capacidad de acceder a los datos de LIMS desde cualquier lugar es importante por tres razones:
Contar con múltiples localizaciones para trabajar
El trabajo remoto puede implicar que los procesos del laboratorio ocurran en múltiples ubicaciones. Con científicos trabajando en diferentes ubicaciones geográficas, el laboratorio brinda la flexibilidad en el horario de trabajo, por ejemplo, los laboratorios se han beneficiado de trasladar la revisión de experimentos a equipos centralizados que pueden no estar en la misma ubicación que los científicos. El personal ubicado en un país de huso horario distinto es capaz de revisar los experimentos realizados en un segundo país ubicado en otro continente, esto con el fin de disminuir los tiempos de respuesta de los resultados para actividades críticas como lo son las respuestas ante las agencias reguladoras de cada país.
El personal que trabaja en distintas localidades se encuentra más abierto al reclutamiento. La empresa no se ve limitada por la posición geográfica para atraer talentos de primer nivel. De acuerdo a las estadísticas se conoce que los empleados que trabajan de forma remota a tiempo completo son un 22% más felices en su función y sienten que tienen un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, son más productivos y están menos estresados. Además, el personal remoto puede ser un método rentable para reducir los costos de infraestructura al no requerir un gran espacio físico si muchos de los empleados no requieren ingresar a un laboratorio físico.
Asimismo, el laboratorio evalúa utilizar modelos de recursos humanos ágiles, como lo es la contratación bajo demanda justo cuando hay una gran cantidad de revisiones de análisis para realizar, donde sabemos que impacta directamente en los ingresos de la empresa, es allí cuando la sub-contratación outsourcing puede ser una opción en lugar de la contratación completa, claro siempre mirando la opción de incorporarlos a la empresa según sea necesario.
Emplear al personal en trabajo remoto para la ejecución de procesos
Muchos laboratorios suelen sorprenderse al escuchar que la mayoría de los procesos orientados a datos se pueden realizar desde casa. Si el sistema de gestión de la información del laboratorio está alojado en la nube o cliente-servidor, los datos del laboratorio se almacenan de manera segura y es posible acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. El acceso a estos datos facilita que los trabajadores remotos manejen una serie de procesos de laboratorio:
- Acceder a reportes o informes completos de experimentos
- Liberar lotes
- Crear programas de estabilidad
- Ver datos de laboratorio y generar informes
- Realizar revisiones del punto de tiempo de estabilidad o de experimentos
- Responder consultas de datos
- Ver, crear tendencias y analizar datos de productos
- Generar datos para armado de dossiers a someter con agencias regulatorias
La capacidad de acceder a los datos a solicitud, facilita al personal a responder rápidamente las preguntas de los clientes, sin estar limitado a ir acudir a una ubicación física para completar las actividades del laboratorio.
Uso de apps LIMS mobile para realizar el trabajo en campo
Si su solución LIMS tiene una aplicación móvil, el trabajo de campo se puede realizar en el sitio sin un laboratorio físico. Ya sea que se trate de pruebas de muestras de campo o de un monitoreo ambiental, una aplicación LIMS móvil puede permitir un muestreo, pruebas y resultados rápidos y confiables.
A raíz del COVID-19, LabWare ha ayudado a múltiples organizaciones implementando sus capacidades de muestreo, de hecho, algunos laboratorios se encuentran aprovechando los procesos remotos al utilizar LabWare Mobile. Los laboratorios actuales que ejecutan análisis, cuentan con acceso a su LabWare LIMS existente con más de 500 funciones basadas en servidor, donde además utilizan la cámara del dispositivo móvil para escanear códigos de barras, trabajar con GPS y servicios de ubicación, entre otras características.
Colocando un ejemplo real, en Florida, el Departamento de Salud (DOH), quienes ya se encontraban utilizando LabWare LIMS en algunos laboratorios, trabajaron en conjunto con LabWare para desarrollar un sistema con el fin de controlar las pruebas de muestreo COVID-19 ante la eminente alta demanda, debido a que anteriormente los resultados se obtenían y eran respaldados por una gran cantidad de papeleo, lo que dejaba vulnerabilidades para errores de transcripción, cuellos de botella para el procesamiento de muestras y seguimiento de datos.
Para combatir el problema, los laboratorios del DOH descargaron LabWare Mobile en iPads de Apple, conectaron los dispositivos a un punto de acceso móvil y se comunicaron en tiempo real con un servidor en la nube compatible con HIPAA que ejecuta LIMS. Actualmente, los analistas capturan los datos y los resultados de los pacientes con iPads, además de que transmiten estos resultados recopilados en minutos al sistema, lo que facilita el escaneo y la prueba COVID-19 de las muestras una vez que llegan al laboratorio.
Consecuencias de no aceptar el trabajo remoto para laboratorio
Independientemente de si el laboratorio está lidiando con una pandemia global externa o una emergencia interna en el sitio, sin acceso alojado en la nube a los datos del laboratorio, el laboratorio puede sufrir algunas consecuencias graves en la productividad y la eficiencia.
Si no se es capaz de realizar el trabajo de laboratorio en sitio, la inhabilidad de analizar datos y generar informes fuera de sitio, trae como consecuencia que el laboratorio tienda al cierre. Por lo tanto, hoy en día los laboratorios más pequeños que dependen de la documentación en papel han sentido el impacto de no adoptar las soluciones LIMS.
La falta de acceso a los datos también puede obstaculizar al laboratorio cuando los empleados están enfermos. Si los empleados se sienten presionados a ir al laboratorio cuando se encuentran convalecientes, crean un efecto dominó al transmitir la enfermedad a otros compañeros de trabajo, lo que hace que el laboratorio sea menos productivo que si ese empleado se hubiera quedado en casa para recuperar su salud, y seguir realizando el trabajo que pueda.
¿Cómo garantizar el éxito de un laboratorio gestionado a control remoto?
Ya sea que trabaje con un laboratorio con distintos sitios, se empleen trabajadores remotos o se implemente aplicaciones móviles para ejecutar trabajo en campo, es muy importante entender que un entorno de laboratorio remoto difiere bastante de un laboratorio físico. Los gerentes de laboratorio deben construir con éxito una cultura que respalde el trabajo remoto para generar una mayor productividad y colaboración.
Desde el punto de vista de infraestructura, el personal remoto debe contar con un acceso seguro y confiable de los datos generados día a día por el laboratorio. Es decir, el personal debe contar con una conexión a Internet robusta y de alta velocidad, lo que les permitirá trabajar de manera eficiente sin interrupciones. El sistema también debe ser seguro, además de contar con los protocolos adecuados para proteger los puntos finales, así como los dispositivos, mientras los empleados remotos se encuentren empleando sus dispositivos personales.
Aunque no es posible ver físicamente a los empleados trabajando, es importante que se siga fomentando y motivando un ambiente de trabajo en equipo, por ello resulta imposible eliminar al 100% el contexto humano en el manejo del personal, por lo que es importante desarrollar y mantener relaciones humanas profesionales, independientemente de la ubicación del personal y del laboratorio.
Cuando el personal del laboratorio siente parte del equipo, se van a encontrar más motivados en realizar las tareas en lugar de generar un ambiente de competencia, es decir el ambiente de un laboratorio remoto se vuelve completamente cooperativo.Dentro del ambiente de trabajo remoto resulta común asumir que el personal que se encuentra en casa, esta completamente satisfecho, cómodo realizando su trabajo si no tenemos contacto con ellos pero la realidad nos indica que existe la probabilidad que también nuestro personal se encuentra con algún sentimiento de rechazo o inclusive en aislamiento, con lo cual es fundamental priorizar momentos y espacios donde el equipo de trabajo remoto se pueda reunir y donde se brinde el sentimiento de pertenencia al equipo.
El top de las mejores prácticas para mantener comprometidos a los trabajadores remotos incluye:
- Reuniones y revisiones periódicas con los miembros del equipo.
- Emplear herramientas de videoconferencia para brindar una sensación de familiaridad entre los miembros del equipo en lugar de simplemente usar correos electrónicos o llamadas telefónicas.
- Fomente las conversaciones casuales, no sólo las "charlas de comerciales", para construir relaciones personales.
- Estar disponible para responder preguntas durante las horas de trabajo de los empleados remotos.
No debemos confiar en totalidad en los paneles de indicadores que nos genera el sistema para mostrarnos el sentir de nuestros equipos, sino también confiar en la formación de nuestro equipo cuando estos se encuentran en el trabajo remoto, es decir sensibilizarnos dentro de sus roles, lo cual resulta más importante cuando no podemos verlos cara a cara.
Existen múltiples beneficios al adoptar las capacidades de trabajo remoto para el laboratorio. Como lo es aprovechar las revisiones de datos remotas, distribuir al personal en múltiples ubicaciones o usar una combinación entre trabajo de campo en el sitio y móvil, el uso de una solución LIMS ágil se convierte en un componente crítico para mantener al laboratorio eficiente y funcionando sin problemas.
